インターナルコミュニケーション
インターナルコミュニケーションチャネル - ベストプラクティス
| チャネル | 使用目的 | 目的外 | 使用方法 |
|---|---|---|---|
| Announcements | 業務関連の告知（締切、サービスの変更、ボランティアの依頼等）を全職員に伝達 | イベントの告知、個人的な関心、おすすめ情報 |
TIDA > ADD CONTENT > POST AN ANNOUNCEMENT 本文にはすべての情報を明記してください。添付画像は登録者に送信されるメールには含まれないため、あくまで補足情報となります。 |
| TIDA Stories | OIST職員や関係者の職務や成果に関するショートストーリー（200ワード以内） | イベント、サービスの変更、その他の職場情報の告知 | internal-communications@oist.jp にご連絡ください。 |
| Events | 研究イベント・事務的イベント・その他キャンパスイベント | 学外向けイベント | 以下の手順で各グループページにイベントを追加します: https://groups.oist.jp/manual/add-event-web-calendar |
| Social Events | 主にOISTのクラブ活動、キャンパス内の懇親会等、日時と場所が決まっているイベント | 研究イベント・事務的イベント・公式キャンパスイベント（例：オープンキャンパス、CDCアート展示会） | TIDA > ADD CONTENT > ADD A NEW SOCIAL EVENT |
| Recommendations | コミュニティー向けの日時設定のない案内や情報（おすすめのレストランやレッスンなど） | 単発のイベントやレッスン | TIDA > ADD CONTENT > MAKE A RECOMMENDATION |
| チャネル | 使用目的 | 目的外 | 使用方法 |
|---|---|---|---|
| Groups Website | CPRまたはレクリエーションサービスが承認したOISTの業務、研究プロジェクト、クラブのためのコンテンツ | 個人またはOISTに属さないウェブサイト |
グループウェブサイトの新設依頼：https://groups.oist.jp/manual/request-groups-website グループウェブサイトの設定方法：https://groups.oist.jp/manual/groups-website-editing |
| Groups Forms | 学内外のユーザーが指定したメールアドレスにファイルやテキストを送信できるウェブサイト | アンケートや機密情報の保管 | ウェブフォームの作成方法：https://groups.oist.jp/manual/webforms |
| チャネル | 使用目的 | 目的外 | 使用方法 |
|---|---|---|---|
| OIST Essentials | カテゴリー別にOIST職員に対して、毎週重要な更新情報を提供する（OIST戦略の最新情報、注目のイベントや職員のニュースを含む） | 長文のOISTニュースを共有、OISTの全イベントの分類 | internal-communications@oist.jp にご連絡ください。 |
| その他の学内ニュースレター | ニュースレターを作成する担当者が各自で判断 | ニュースレターを作成する担当者が各自で判断 |
Outlookで受信できるよう、Outlook上で入力、WordやPublisherのファイルをテキストとしてメールに添付、またはDreamweaverを使用してください。 ご不明点は internal-communications@oist.jp にご連絡ください。 |
| チャネル | 使用目的 | 目的外 | 使用方法 |
|---|---|---|---|
| 一般的なメール | 主に業務上のメールを送信することを目的としているが、職員の業務上の責任やOISTに対するその他の義務を妨げたり、反したりせず、かつ、OISTに追加コストを直接的に発生させない範囲内であれば、個人的な目的でOISTのメールやオンラインメッセージングツールを使用することは許可されている | 「OIST基本方針・ルール・手続き（PRP）」、「互いに尊重しあう職場のための基本方針」、「情報セキュリティと利用規約」または「メールとオンラインコミュニケーションの行動規範」に反するメールの送信 | OISTの「メールとオンラインコミュニケーションの行動規範」、 PRP 17.3.17および関連するその他すべての方針をご確認ください。 |
|
メール配信リスト |
各自OISTメールアドレスからグループにメール送信 |
グループメールアドレスからメールを送信 | Service Now（サービスポータル）からご依頼ください。 |
| 共有受信ボックス |
複数の人によってアクセス、返信、フラグ付け、整理が可能なセントラルレポジトリを使って、your-group@oist.jp のような共通のメールアドレスからメールを監理し、送信することが可能 |
各自のOISTメールアドレスから設定されたグループにメールを送信 | Service Now（サービスポータル）からご依頼ください。 |
| Research-all | 主任研究者、役員、代表者が、OISTの研究員全員に重要な通知を一斉送信するためのアドレス | アクセス制限あり | |
| Admin-all | 役員がOISTの事務職員全員に重要な通知を一斉送信するためのアドレス | アクセス制限あり | |
| OIST-all | 役員が全職員に重要な通知を一斉送信するためのアドレス | アクセス制限あり |
| チャネル | 使用目的 | 目的外 | 使用方法 |
|---|---|---|---|
| Info Screens | OIST研究イベントの告知や重大発表の発信 | 研究以外のイベントやOIST主催以外のイベントの告知 | 当該コンテンツは、インターナルコミュニケーションによって監理されます。 イベント掲載のリクエストは internal-communications@oist.jp にご連絡ください。 |
| チャネル | 使用目的 | 目的外 | 使用方法 |
|---|---|---|---|
| ポスター | OISTのイベントやサービスに対する意識向上 | OISTとは無関係の外部イベントの告知 |
ご自身のデザインソフトやCanvaのようなオンラインサービスをご使用ください。 情報の対象期間を過ぎましたら、ポスターの撤去をお願いいたします。 |
| チラシや卓上素材 | OISTのイベントやサービスに対する意識向上 | OISTとは無関係の外部イベントの告知 |
ご自身のデザインソフトやCanvaのようなオンラインサービスをご使用ください。 情報の対象期間を過ぎましたら、撤去をお願いいたします。 |
| チャネル | 使用目的 | 目的外 | 使用方法 |
|---|---|---|---|
| Town Halls | OIST全体の戦略やポリシーに関する最新情報を提供し、正式な議論を促すことにより、全職員がこれらの重要な課題やその展開に注意するよう促す | OISTの一部の職員のみが対象となる情報の発表 | タウンホールはインターナルコミュニケーションが主催します。 |
| Tea Time | OIST職員への情報提供を、よりカジュアルで会話的な形式で実施 | 大多数のOIST職員に対して重要な情報を確実に発信―立ち寄り形式のイベントであるため、対象者の出席や参加が保証されない | internal-communications@oist.jp にご連絡ください。 |
| チャネル | 使用目的 | 目的外 | 使用方法 |
|---|---|---|---|
| Focus Groups | 業務に関連した小規模な議論を通じて、インフォーマルなフィードバックや新しいアイデアの創出を奨励 | 簡単に数値化でき、容易に報告できるような、集中的なフィードバックの収集 | 次回のfocus group設定にヘルプが必要な場合は、internal-communications@oist.jpにご連絡ください。 |
| Pulse Surveys (世論調査) | 具体的なテーマについてチームの意見を把握することが可能。チーム全体がリアルタイムで結果を見ることができ、その結果に基づく何らかのアクションの報告が必要 | 幅広いテーマで詳細なフィードバックを収集 |
まずサーベイが OIST サーベイガイドライン および OIST 情報分類に準拠し、必要な承認を得ていることをご確認ください。 その後、Microsoft Forms を使用してアンケートを作成します。 OISTに関連するサーベイは、Microsoft FormsまたはSurveyMonkeyの使用が必須となります。 |
| Longer Surveys | OIST内の特定の対象から、一定期間内に具体的で測定可能な業務関連フィードバックを収集 |
無期限または反復的なフィードバック、特定期間のないフィードバック、または直接的に業務の手引きとはならないフィードバックの収集 |
まずサーベイが OIST サーベイガイドライン および OIST 情報分類に準拠し、必要な承認を得ていることをご確認ください。 その後、Microsoft Forms を使用してアンケートを作成します。 Microsoft Formsが使用できない場合は、SurveyMonkey のアカウントを申し込むことができます。 OISTに関連するサーベイは、Microsoft FormsまたはSurveyMonkeyの使用が必須となります。 |
Additional Resources
About Internal Communications at OIST
インターナルコミュニケーションチームは、学内の対象者に効率的かつ効果的にメッセージを伝える活動をしています。
正確さが求められるOIST全体の重要なプロジェクトに対して、原稿執筆サポート、コミュニケーションチャネルのサポート、その他のコミュニケーション管理サービスをご提供します。
チーム紹介
レット・レジスター
インターナルコミュニケーションリード
メール: harry.register@oist.jp
レット・レジスターは、2022年にOISTのインターナルコミュニケーションリードに着任しました。着任前は、米国海洋大気局（NOAA）のコミュニケーターとして、ミシガン州およびフロリダ州のコミュニケーションチームを率いていました。ノースフロリダ大学にて英語の学士号を、オレゴン州立大学にて海洋資源管理の理学修士号を取得しています。また、2004年から2007年までJETプログラム（語学指導等を行う外国青年招致事業）の外国語指導助手（ALT）として宮崎県に滞在した経歴を持っています。今回、再び日本に戻り、OISTの広報ディビジョンで働けることに喜びを感じています。
エリザベス・スペイヤ
インターナルコミュニケーションアシスタント
メール: elizabeth.speyer@oist.jp
エリザベス・スペイヤは、2021年7月にインターナル・コミュニケーション・チームに加わりました。ジャーナリズムの学士号（副専攻：コミュニケーション、クリエイティブライティング、アートデザインメディア）と出版の修士号を取得しています。新聞からファッション誌まで、さまざまな校正経験を持つエリザベスは、オックスフォード大学出版局で、アジア市場の数学教材を英国向けにアレンジしたことがきっかけで、教育出版に情熱を注ぐようになりました。日本、米国、OISTのTedako CDCで7年間教育者として勤務した後、広報ディビジョンにインターナルコミュニケーションアシスタントとして参加することになりました。
