インターナルコミュニケーション

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インターナルコミュニケーションチャネル - ベストプラクティス

チャネル 使用目的 目的外 使用方法
Announcements 業務関連の告知(締切、サービスの変更、ボランティアの依頼等)を全職員に伝達 イベントの告知、個人的な関心、おすすめ情報

TIDA > ADD CONTENT > POST AN ANNOUNCEMENT

本文にはすべての情報を明記してください。添付画像は登録者に送信されるメールには含まれないため、あくまで補足情報となります。

TIDA Stories OIST職員や関係者の職務や成果に関するショートストーリー(200ワード以内) イベント、サービスの変更、その他の職場情報の告知 internal-communications@oist.jp にご連絡ください。
Events 研究イベント・事務的イベント・その他キャンパスイベント 学外向けイベント 以下の手順で各グループページにイベントを追加します: https://groups.oist.jp/manual/add-event-web-calendar
Social Events 主にOISTのクラブ活動、キャンパス内の懇親会等、日時と場所が決まっているイベント 研究イベント・事務的イベント・公式キャンパスイベント(例:オープンキャンパス、CDCアート展示会) TIDA > ADD CONTENT > ADD A NEW SOCIAL EVENT
Recommendations コミュニティー向けの日時設定のない案内や情報(おすすめのレストランやレッスンなど) 単発のイベントやレッスン TIDA > ADD CONTENT > MAKE A RECOMMENDATION
チャネル 使用目的 目的外 使用方法
Groups Website CPRまたはレクリエーションサービスが承認したOISTの業務、研究プロジェクト、クラブのためのコンテンツ 個人またはOISTに属さないウェブサイト  

グループウェブサイトの新設依頼:https://groups.oist.jp/manual/request-groups-website

グループウェブサイトの設定方法:https://groups.oist.jp/manual/groups-website-editing

Groups Forms 学内外のユーザーが指定したメールアドレスにファイルやテキストを送信できるウェブサイト アンケートや機密情報の保管 ウェブフォームの作成方法:https://groups.oist.jp/manual/webforms
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OIST Essentials カテゴリー別にOIST職員に対して、毎週重要な更新情報を提供する(OIST戦略の最新情報、注目のイベントや職員のニュースを含む) 長文のOISTニュースを共有、OISTの全イベントの分類 internal-communications@oist.jp にご連絡ください。
その他の学内ニュースレター ニュースレターを作成する担当者が各自で判断 ニュースレターを作成する担当者が各自で判断

Outlookで受信できるよう、Outlook上で入力、WordやPublisherのファイルをテキストとしてメールに添付、またはDreamweaverを使用してください。

ご不明点は internal-communications@oist.jp にご連絡ください。
チャネル 使用目的 目的外 使用方法
一般的なメール 主に業務上のメールを送信することを目的としているが、職員の業務上の責任やOISTに対するその他の義務を妨げたり、反したりせず、かつ、OISTに追加コストを直接的に発生させない範囲内であれば、個人的な目的でOISTのメールやオンラインメッセージングツールを使用することは許可されている 「OIST基本方針・ルール・手続き(PRP)」、「互いに尊重しあう職場のための基本方針」「情報セキュリティと利用規約」または「メールとオンラインコミュニケーションの行動規範」に反するメールの送信 OISTの「メールとオンラインコミュニケーションの行動規範」 PRP 17.3.17および関連するその他すべての方針をご確認ください。

メール配信リスト

各自OISTメールアドレスからグループにメール送信

ITのKB(知識基盤)記事

グループメールアドレスからメールを送信 Service Now(サービスポータル)からご依頼ください。
共有受信ボックス

複数の人によってアクセス、返信、フラグ付け、整理が可能なセントラルレポジトリを使って、your-group@oist.jp のような共通のメールアドレスからメールを監理し、送信することが可能

ITの知識基盤(KB)記事

各自のOISTメールアドレスから設定されたグループにメールを送信 Service Now(サービスポータル)からご依頼ください。
Research-all 主任研究者、役員、代表者が、OISTの研究員全員に重要な通知を一斉送信するためのアドレス アクセス制限あり  
Admin-all 役員がOISTの事務職員全員に重要な通知を一斉送信するためのアドレス アクセス制限あり  
OIST-all 役員が全職員に重要な通知を一斉送信するためのアドレス アクセス制限あり  
チャネル 使用目的 目的外 使用方法
Info Screens OIST研究イベントの告知や重大発表の発信 研究以外のイベントやOIST主催以外のイベントの告知 当該コンテンツは、インターナルコミュニケーションによって監理されます。 イベント掲載のリクエストは internal-communications@oist.jp にご連絡ください。
チャネル 使用目的 目的外 使用方法
Microsoft Teams OISTの利用ガイドライン(PRP 17)の許容範囲内であれば、OISTアカウント所有者は誰でもTeamsやOffice 365グループを作成可能 OISTの利用ガイドライン(PRP 17)の範囲外の目的でチームを作成 Microsoft Teamsについては、IT KB 記事をご参照ください。
チャネル 使用目的 目的外 使用方法
ポスター OISTのイベントやサービスに対する意識向上 OISTとは無関係の外部イベントの告知

ご自身のデザインソフトやCanvaのようなオンラインサービスをご使用ください。

OIST全体の重要なキャンペーンの場合、CPRがポスターを作成します。

情報の対象期間を過ぎましたら、ポスターの撤去をお願いいたします。

チラシや卓上素材 OISTのイベントやサービスに対する意識向上 OISTとは無関係の外部イベントの告知

ご自身のデザインソフトやCanvaのようなオンラインサービスをご使用ください。

OIST全体の重要なキャンペーンの場合、CPRがポスターを作成します。

情報の対象期間を過ぎましたら、撤去をお願いいたします。

チャネル 使用目的 目的外 使用方法
Town Halls OIST全体の戦略やポリシーに関する最新情報を提供し、正式な議論を促すことにより、全職員がこれらの重要な課題やその展開に注意するよう促す OISTの一部の職員のみが対象となる情報の発表 タウンホールはインターナルコミュニケーションが主催します。
Tea Time OIST職員への情報提供を、よりカジュアルで会話的な形式で実施 大多数のOIST職員に対して重要な情報を確実に発信―立ち寄り形式のイベントであるため、対象者の出席や参加が保証されない internal-communications@oist.jp にご連絡ください。
チャネル 使用目的 目的外 使用方法
Focus Groups 業務に関連した小規模な議論を通じて、インフォーマルなフィードバックや新しいアイデアの創出を奨励 簡単に数値化でき、容易に報告できるような、集中的なフィードバックの収集 次回のfocus group設定にヘルプが必要な場合は、internal-communications@oist.jpにご連絡ください。
Pulse Surveys (Poll) Getting a quick feel for your team's opinion on a very specific topic. This method allows the entire team to see the results in realtime and should be followed by some type of report of action based on the results Requesting detailed feedback on a wide range of topics

First, make sure your survey complies with OIST Survey Guidelines and OIST Information Classification and that you receive the required approval

Then, use Microsoft Forms within an Outlook new email to create your poll.

All OIST-affiliated surveys must use either Microsoft Forms or SurveyMonkey

Longer Surveys OIST内の特定の対象から、一定期間内に具体的で測定可能な業務関連フィードバックを収集

無期限または反復的なフィードバック、特定期間no

ないフィードバック、または直接的に業務の手引きとはならないフィードバックの収集

まずサーベイが OIST サーベイガイドライン および OIST 情報分類に準拠し、必要な承認を得ていることをご確認ください。

その後、Microsoft Forms を使用してアンケートを作成します。

Microsoft Formsが使用できない場合は、SurveyMonkey のアカウントを申し込むことができます。

OISTに関連するサーベイは、Microsoft FormsまたはSurveyMonkeyの使用が必須となります。

 

Additional Resources

ロゴおよびグラフィックスタンダードマニュアル

大規模コミュニケーションプロジェクトの企画

OIST Essentials Archive

 

About Internal Communications at OIST

インターナルコミュニケーションチームは、学内の対象者に効率的かつ効果的にメッセージを伝える活動をしています。

正確さが求められるOIST全体の重要なプロジェクトに対して、原稿執筆サポート、コミュニケーションチャネルのサポート、その他のコミュニケーション管理サービスをご提供します。

 

チーム紹介

ヴァージニア・ハオク

インターナルコミュニケーションリーダー
メール: virginia.houk@oist.jp

国際ビジネスコミュニケーター協会会員

OISTのような国際的な環境では特に、しっかりとメッセージを練り上げるためにかなりの思案と計画が必要とされます。ヴァージニア・ハオクがこの考えを確立したのは、カナダ東部に住んでいた頃で、当時は英文学、修辞学、散文の学士号と修士号を取得する傍ら、アイデンティティと文化について研究していました。彼女は2015年にOISTに入校し、様々な役割を経てコミュニティーをよく理解した後、現在は広報ディビジョンに所属してOIST全体に向けて思慮深く効果的なメッセージを伝達することに注力しています。また、学内向けプロジェクトのコミュニケーションニーズを最大限にサポートするため、OIST職員に必要なツールや戦略を提供しています。

Virginia Houk

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