1-5. 新入社員の書類

 

ご入校に伴う必要書類・手続等についての注意事項等を掲載しております。
ご入校前にご確認をお願いいたします。

ご家族を扶養にいれる場合は、別途必要書類の案内がございますので、
扶養家族情報フォームのご入力を案内メール受信後
3日以内にお願いいたします。
 

※ 扶養家族とは、ご入校者様と生計をひとつにしている配偶者様・子をいいます。
     社会保険・税務の要件を満たす場合に、扶養家族として申請いただけます。
     扶養家族申請の必要書類については、こちらをご参照願います。

 

入校書類:入校日or HEART登録日までに必ず提出してください。
提出期日までにご用意できない書類等がございましたら、必ず事前にご相談をお願いいたします。


入校書類アップロード<GigaCC URL>
 

 

国内赴任に伴うご入校前の準備について

  • 転出・転入届

 

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特定個人情報利用目的

人事マネジメントセクションは、ご入校者様と扶養家族の個人番号(マイナンバー・行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に定める個人番号をいいます。)を以下の目的で利用いたします。

税務 1 源泉徴収票作成事務
2 扶養控除等(異動)申告書、保険控除兼給与所得者の配偶者様特別控除申告書作成事務
3 退職所得に関する申告書作成事務
4 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申告書作成事務
社会保険 1 私学共済届出事務
2 私学共済申請・請求事務
3 雇用保険届出事務
4 雇用保険申請・作成事務
5 雇用保険証明書作成事務

 

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私学共済/社会保険

私学共済制度とは、健康保険にあたる短期給付事業、年金にあたる年金等給付事業、加入者とその被扶養者の健康維持・増進及び日常生活の支援をおこなう福祉事業の3つの事業をおこなっています。

健康保険=短期給付事業は、加入者と被扶養者の病気、ケガ、出産、死亡、休業や災害などに対し給付しています。

厚生年金・企業年金=年金等給付事業は、加入者が一定の年齢に達した時や障害の状態になったとき、死亡した時に加入者や遺族の生活の安定のために年金や一時金を給付しています。

常勤職員は、加入必須

非常勤・パート職員の加入条件

(1) 1週間の所定労働時間20時間以上

(2) 賃金の月額が8万8千円以上

(3) 2か月を超える雇用の見込み

(4) 学生でない

(5) 勤務する学校法人等が学校法人等全体で100人を超える規模がある「特定学校法人等」である

 

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雇用保険とは、労働者の生活及び雇用の安定と就職の促進のために、失業された方や教育訓練を受けられる方等に対して、失業等給付を支給します。
また、失業の予防、雇用状態の是正及び雇用機会の増大、労働者の能力の開発及び向上その他労働者の福祉の増進等をはかるための二事業を行っています。

常勤職員は、加入必須

非常勤・パート職員の加入条件

(1) 31日以上引き続き雇用されることが見込まれる者であること

(2)1週間の所定労働時間が 20 時間以上であること

 

<チェックリスト> 

■ チェックリストダウンロード(リンクを貼る)

  ● 全員必須
 ▲ 対象者のみ

詳細は、ご入校に伴う入校・必要書類をご参照願います。

 

期日:入校前 and 入校日 and HEART登録

区分  書類
年金手帳又は基礎年金番号通知書の写し
雇用保険被保険者証の写し
給与振込先口座
住民票
賃貸契約書の写し (全ページ)
私学共済加入者番号のわかる書類の写し
緊急連絡先3名
個人番号(マイナンバー)確認書類
源泉徴収票
在留カードの写し
特別徴収に係る給与所得者異動届出書又は住民税の納付書

 

ご入校に伴う入校・必要書類  

年金手帳又は基礎年金番号通知書の写し

日本国内に居住していたことがある方のみ

例)年金手帳(見開きページ)、基礎年金通知書、年金定期便等

日本国内に居住していた方で、年金手帳又は基礎年金番号通知書をお持ちでない場合は、日本年金機構へお問い合わせください。
※ 日本国内に居住している20歳以上60歳未満の方が加入の対象となります。

雇用保険被保険者証の写し

日本の雇用保険制度に加入したことがある方のみ

例) 雇用保険被保険者証、資格喪失通知書等

※ 雇用保険とは、労働者の生活の安定や
就職促進を図るための公的保険制度です。

住民票

発行から3か月以内の沖縄のご住所・氏名・性別・生年月日の記載があるもの

 諸事情により住民登録住所を沖縄へ移動されない方は、事前にご相談ください。

※扶養がいない場合は、住民票抄本の写し
※ご家族を扶養する場合は、世帯主がご入校者様の住民票謄本(原本)

 

給与振込先口座の写し

銀行名、口座番号、口座名義が確認できるもの

例) 銀行の通帳(表および表紙の裏面・見開きページ)、キャッシュカード

※口座名義がローマ字表記の場合、カナ表記の確認が取れる書類も必要。
※ネットバンキングの場合は、口座情報確認ページ等
※クレジット機能付帯のキャッシュカードの場合は、クレジットカード情報・裏面署名欄・セキュリティコード等の個人情報は伏せる(マスキング)

賃貸借契約書の写し

本人名義で締結されている賃貸借契約書 (署名・押印済み)の全ページ。

※ご入校以降も賃貸借契約期間内(契約期間が継続している)であるもの
※自動更新の場合は、不動産会社より更新証明書または居住証明書の発行の依頼が必要となります。

個人番号(マイナンバー)確認書類の写し

税務・社会保険手続に必要な情報となります。

例) 個人番号カード、通知カード、個人番号が記載された住民票等。

※特定個人情報のため、郵送・電おお子様様メール等での添付は不可となります。
※扶養家族の個人番号(マイナンバー)の確認書類も必要となります。

 

源泉徴収票

年末調整に必要な情報となります。

本年中(1/1~入校日)に日本で給与収入があった方のみ。(アルバイト含む)

前勤務先より最終給与の支払を受けた後に発行されます。源泉徴収票がお手元に届きましたら早急にご提出をお願いいたします。

※確定申告をする場合でも、年末調整のため源泉徴収票が必要となります。ただし、給与等の金額が2,000万円を超える者は除く。

※業務委託・謝金等は、給与収入ではありませんので源泉徴収票のご提出は必要ありません。

特別徴収にかかる給与所得者異動届出書又は住民税の納付書

住民税の特別徴収継続・切替を希望する方のみ。

特別徴収継続の場合は、異動届出書の発行を前勤務先に依頼する必要があります。

普通徴収から切替る場合は、支払期日が未来日付である納付書の提出が必要となります。

転出・転入届

転出:引越し日前2週間以内
転入:定住先・新住所へ住み始めてから2週間以内

転出証明書をもって転入先の市区町村にて手続が必要となります。

※各市区町村により手続方法が異なりますので、お住まいの市区町村にご確認をお願いいたします。
※海外からご赴任される日本国籍の方で日本に住所がある場合に必要となります。

 

戸籍謄本および戸籍の附票

海外からご赴任される日本国籍の方で日本に住所がない(海外転出済)場合に必要となります。

緊急連絡先情報(3名分)

災害、緊急のやむをえない場合の連絡先として必要になります。

最低1名の親族の情報を記載いただく必要があります。

例)両親・お子様・兄弟・姉妹・祖父母等

在留カードの写し

日本国籍以外の場合の方
在留カードの表と裏を印刷

在留カード(表)の右上に記載されている12桁(英字2桁、数字8桁、英字2桁)が印字されている写し

私学共済加入の確認書類

私学共済に加入したことがある方のみ

私学共済の取得時に、私学共済加入の確認書類が必要となります。

例)年金等給付加入者記録票・加入者証の写し

 

扶養家族の申請を希望する場合に必要な書類がございます。

ご確認いただけますようお願いいたします。

 

Health Insurance coverage: under 75 years old/健康保険の対象:75歳未満

Pension System coverage: 20 - 60 years old/年金の対象:20歳~60歳未満

配偶者様の場合のみ年金加入も必須となります。

 

沖縄県内・国内在住

  • 収入のない配偶者様
  • 収入のある配偶者様

 

  • 収入のないお子様
  • 収入のあるお子様

 

海外在住

  • 収入がない配偶者様(日本国籍)
  • 収入がない配偶者様(日本国籍以外)
  • 収入がある配偶者様(日本国籍)
  • 収入がある配偶者様(日本国籍以外)

 

  • 収入のないお子様(日本国籍)
  • 収入のないお子様(日本国籍以外)
  • 収入のあるお子様(日本国籍)
  • 収入のあるお子様 (日本国籍以外)

 

※お子様のみを扶養家族とする場合は、配偶者様の源泉徴収票の写しまたは年収見込証明書の提出が必要となります。

 

 

 

A 収入がない配偶者様(国内-日本・海外国籍)

ご入校前に準備する書類/ご入校日当日またはHEART登録日にご用意いただく書類

 

チェック

続柄

書類

 

配偶者様

 

年金手帳又は基礎年金番号通知書の写し

 

年収見込証明書・確定申告済の証明書

 

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

非課税証明書

 

住民票謄本または戸籍謄本

 

国民年金3号被保険者関係届

 

B 収入がある配偶者様(国内-日本・海外国籍)

ご入校前に準備する書類/ご入校日当日またはHEART登録日にご用意いただく書類

 

チェック

続柄

書類

 

配偶者様

 

年金手帳又は基礎年金番号通知書の写し

 

年収見込証明書・確定申告済の証明書

 

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

非課税証明書

 

住民票謄本または戸籍謄本

 

国民年金3号被保険者関係届

 

C 収入がない配偶者様(海外-日本国籍)

ご入校前に準備する書類/ご入校日当日またはHEART登録日にご用意いただく書類

 

チェック

続柄

書類

 

配偶者様

年金手帳又は基礎年金番号通知書の写し

 

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

パスポート・出入国が確認できる写し

 

住民票謄本または戸籍謄本

 

日本国内外で収入がない旨の口述書

 

国民年金3号被保険者関係届

 

D 収入がない場合(海外-海外)

ご入校前に準備する書類/ご入校日当日またはHEART登録日にご用意いただく書類

 

チェック

続柄

書類

 

配偶者様

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

パスポート・出入国が確認できる写し

 

住民票謄本または戸籍謄本

 

日本国内外で収入がない旨の口述書

 

国民年金3号被保険者関係届

 

E  収入がある配偶者様場合(海外-日本国籍)

ご入校前に準備する書類/ご入校日当日またはHEART登録日にご用意いただく書類

 

チェック

続柄

書類

 

配偶者様

年金手帳又は基礎年金番号通知書の写し

 

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

パスポート・出入国が確認できる写し

 

住民票謄本または戸籍謄本

 

年収見込証明書・確定申告済の証明書

 

国民年金3号被保険者関係届

 

F 収入がある配偶者様場合(海外-海外)

ご入校前に準備する書類/ご入校日当日またはHEART登録日にご用意いただく書類

 

チェック

続柄

書類

 

配偶者様

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

パスポート・出入国が確認できる写し

 

住民票謄本または戸籍謄本

 

年収見込証明書・確定申告済の証明書

 

国民年金3号被保険者関係届

収入のないお子様を扶養に入れる場合(国内-日本・海外国籍)

ご入校前に準備する書類/ご入校日当日またはHEART登録日にご用意いただく書類

 

高校生未満

チェック

続柄

書類

 

お子様

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

高校生・大学生

チェック

続柄

書類

 

お子様

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

 

学生証等の写し 

 

大学院生・夜間部・通信教育課程の学生

チェック

続柄

書類

 

お子様

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

学生証等の写し 

 

非課税証明書

 

収入のあるお子様を扶養に入れる場合(海外-日本・海外国籍)

ご入校前に準備する書類/ご入校日当日またはHEART登録日にご用意いただく書類

 

高校生・大学生・大学院生・夜間部・通信教育課程の学生

チェック

続柄

書類

 

お子様

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

 

学生証等の写し 

 

 

年収見込証明書・確定申告済の証明書

 

収入のないお子様を扶養に入れる場合(海外-日本・海外国籍)

ご入校前に準備する書類/ご入校日当日またはHEART登録日にご用意いただく書類

 

高校生未満

チェック

続柄

書類

 

お子様

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

 

パスポート・出入国が確認できる写し

 

高校生・大学生

チェック

続柄

書類

 

お子様

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

学生証等の写し 

 

パスポート・出入国が確認できる写し

 

 

大学院生・夜間部・通信教育課程の学生

チェック

続柄

書類

 

お子様

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

学生証等の写し 

 

日本国内外で収入がない旨の口述書

 

パスポート・出入国が確認できる写し

 

収入のあるお子様を扶養に入れる場合(国内-日本・海外国籍)

 

高校生・大学生・大学院生・夜間部・通信教育課程の学生

チェック

続柄

書類

 

お子様

個人番号(マイナンバー)確認書類

 

学生証等の写し 

 

年収見込証明書・確定申告済の証明書

 

パスポート・出入国が確認できる写し

 

扶養家族の申請・手続に伴う必要書類

 

年金手帳又は基礎年金番号通知書の写し

日本国内に居住していたことがある方のみ

配偶者様を扶養家族とする場合、提出が必要となります。

例)年金手帳(見開きページ)、基礎年金通知書、

年金定期便等

日本国内に居住していた方で、年金手帳又は基礎年金番号通知書をお持ちでない場合は、日本年金機構へお問い合わせください。

※ 日本国内に居住している20歳以上60歳未満の方が加入の対象となります。

 

扶養家族の非課税証明書(原本)

収入がないことを証明するため、日本国内に定住している場合は、最新の非課税証明書(原本)の提出が必要となります。

住民票または戸籍謄本(原本)

発行から3か月以内の沖縄のご住所・氏名・性別・生年月日の記載があるもの

世帯主がご入校者様の住民票謄本(原本)

世帯主がご入校者様でない場合は、戸籍謄本(原本)

国民年金3号被保険者関係届(原本)

配偶者様を扶養家族とする場合、年金の加入も必要となります。

国民年金3号被保険者関係届を参照の上、配偶者様がご記入する必要がございます。

※加入者(65歳未満)の配偶者(20歳以上60歳未満)である場合

年収見込証明書(原本)

ご入校者様の入校日を起算日としたむこう1年分の証明が必要となり配偶者様の勤務先の公印が必要となります。

※産休・育休等で休業しているときは、休業しなかったとしたら得られる1年分の収入を確認できるものが必要です。

配偶者様の源泉徴収票の写し(お子様のみを扶養家族とする場合)

源泉徴収票の写しは、1年間分が必要となります。

※産休・育休等で休業しているときは、休業しなかった場合に得られる1年分の収入を確認できるものが必要です。