2024年度の臨時的な利用目的での部屋の予約申し込みフォーム

2024年度より、定期的活動と臨時的活動の練習室の公平な利用を確保すると共に、定期的活動の一貫性の維持と事務的作業の負担軽減を目的として、以下のルールが施行されます。

臨時的活動の予約について:

• 臨時的活動とは何か?: １カ月４日未満の活動、または不定期に行われる活動を指します。定期的活動が優先されますが、レクリエーション・サービス（RS）は、全ての申し込みが公平になるよう努力致します。
• 定期的活動とは何か?:登録されたクラブ活動・クラスまたは１年を通して週に１回以上行う定期的な活動を指します。定期的活動に関する詳細は、こちらのウェブサイトからご確認下さい。
• 事前予約について:

1. 部屋の予約申し込みは以下のフォームからお送りください。
2. 臨時的活動目的での部屋の予約リクエストは、定期的活動の代表者から所属メンバーに部屋の貸し出しに伴う変更があった場合に連絡が出来るように、利用希望日の30から60日前に予約申し込みを行って下さい。*リクエストがどの定期的活動にも被らない場合は、RS職員と交渉の上、予約が可能です。申し込みを行う前に、利用したい部屋の予約状況をOutlookカレンダーからご確認下さい。

• 部屋の割り当てについて:

1. 部屋の利用状況により決定
2. 定期的活動に適応される２×２ルールは適応外
3. 臨時的活動の最大利用可能日数は、１団体につき、１カ月３日以内とする。
4.  利用申し込みが多数の場合は、先着順となります。（部屋のリクエストを上記の期間内（30~60日）に行ったとしても、予約が確定する保証はございません。）

• 2x2 ルールについて:限られた部屋の利用独占を防ぐ為に定期的活動を行う団体は、週に２回、各２時間の利用制限があります。 
• 部屋の開放について:定期的活動で部屋を利用する団体は、レクリエーション・サービス（RS）から臨時的活動が目的で予約のリクエストがあった場合は、メンバーに充分な通知を行った上で、一時的に部屋を明け渡さなければいけません。 

臨時的活動で利用可能な部屋一覧:

Check the availability of the room you want to reserve before submitting the below form.

* University/academic events will be prioritized for the rooms with an asterisk(*). If your reservation conflicts with such an event, we will ask you to move your reservation to another room.

** The reservation form for the Seaside House Lounge is here

「クワイエットアワー」について:

上記の部屋では、午後８時～午前８時の間「クワイエットアワー」が設定されています。この時間帯内では、部屋の全ての利用者は、如何なる騒音を発生させてはいけません。この規定に従わない場合、各団体から効果的な騒音対策が提示され、レクリエーション・サービスと各団体との間で同意が得られる迄は、同一/類似活動を目的とした部屋の利用申し込みの受付を停止します。

居住者の生活を尊重しましょう：

上記の*1~3の部屋は学内の居住地区にあるため、上記の部屋内で行われるレクリエーション活動の責任者は、「静かな時間帯」以外であったとしても居住者の生活を尊重しなければなりません。レクレーション活動に関して居住者から苦情があった場合、団体は、その状況を改善するために必要な措置を講じなければなりません。苦情を３回受けても状況が変わらない場合は、当該活動に適した部屋が見つかる/利用可能になるまで活動を中断される場合があります。

本方針の実施:

• 法令順守: 全ての利用者は、本方針に記載されている条件を遵守しなければなりません。
• フィードバックと調整: レクレーションサービス（RS）は、定期的に本方針の有効性を検証し、またOISTコミュニティからのフィードバックに基づき、必要に応じて方針の調整を行います。

フィードバックの仕組み:

• オープンコミュニケーション:利用者は、recreation-services@oist.jp宛に予約システムに関するフィードバックをいつでもお送り頂けます。