2024年度の定期的利用目的での部屋の予約申し込み

2024年度より、定期的活動と臨時的活動の練習室の公平な利用を確保すると共に、定期的活動の一貫性の維持と事務的作業の負担軽減を目的として、以下のルールが施行されます。

定期的利用目的での部屋の予約について:

• 定期的活動とは?:1年を通して週に１回以上部屋を利用して行うクラブ活動・クラス、または部屋の利用手続きを行った定期的に行われる活動のことです。 
• 予約方法: .2024年2月16日（金）までに本申し込みフォームをご提出下さい。提出する際は、希望曜日/時間帯を３つまで記入して下さい。
• スケジューリング:

1. クリエーション・サービス（RS）チームが、予約重複を防ぐ為に利用日程を調整します。
2. 期限を過ぎて提出された申し込みフォームは、優先度が下がります。
3. これらの予約には、２×２ルールが適応されます。（１回当たりの利用時間は最大２時間、週に最大２日利用可能）

• 予約期間: 2024年4月から2025年3月までの期間中、予約されています。

臨時的利用目的での部屋の予約について:

• 臨時的活動とは?: .月に４回未満の活動、または不定期に行われる活動のことです。
• 事前予約について:

1. 臨時的利用目的での部屋の利用予約は、指定された期間内にRSのウェブサイトから事前に申し込む必要があります。
2. 予約受付期間は、利用希望日から30~60日前の間です。

• 割り当て:

1. 部屋の空室状況により決定
2. 臨時的活動に関しては、２×２ルールは適応外となります。
3. 臨時的活動での部屋の予約の場合、１団体に３日/月が最大利用可能日数となります。
4. 利用申し込みが多数あった場合は、先着順となります。（指定期間内に予約申込フォームを提出しても、部屋の予約が確定する保証はございません。）

予約重複問題解決法と公平な利用:

• 優先順位: 定期的活動で利用している団体・個人が基本的に優先されます。しかし、RSは全ての部屋の予約が公平に行われる様、対応に努めます。
• 2x2 ルール: 限られた部屋の独占を防ぐ為に、定期的活動に関しては、週に最大利用日２日×１回当たり最大２時間の制限を設けています。
• 部屋の開放: 定期的活動で部屋を利用している団体は、臨時的活動を希望している団体の為に、RSから部屋を譲るように要請を受けた場合は、参加メンバーに充分な周知を行った上で、臨時的活動の為に、部屋を譲ることに同意しなければいけません。

新クラブ・活動の登録について:

• 年度の途中で部屋を必要とする新規クラブ活動を立ち上げた場合は、空き枠の部屋を利用するか、2025年2月の登録申し込みまで待つ必要があります。

定期的活動で利用可能な部屋一覧:

*Reservation request form for the Seaside house Lounge is here

「クワイエットアワーズ」について:

上記のOn-Campusの部屋はいずれも学内の居住エリア内にあります。午後８時～午前８時の間「クワイエットアワーズ」が設定されています。この時間帯内では、部屋の全利用者は、如何なる騒音も発生させてはいけません。この規定に従わない場合、各団体から効果的な騒音対策が提示され、レクリエーション・サービスと各団体との間で同意が得られる迄は、同一/類似活動を目的とした部屋の利用申し込みの受付を停止します。

居住者の生活を尊重すること：

上記の部屋は学内の居住地区にあるため、上記の部屋内で行われるレクリエーション活動の責任者は、「クワイエットアワーズ」以外であったとしても居住者の生活を尊重しなければなりません。レクレーション活動に関して居住者から苦情があった場合は、団体は、その状況を改善するために必要な措置を講じなければなりません。苦情を３回受けても状況が変わらない場合は、当該活動に適した部屋が見つかる/利用可能になるまで活動を中断される場合があります。

本方針の実施:

• 法令順守: 全ての利用者は、本方針に記載されている条件を遵守しなければなりません。
• フィードバックと調整: レクレーションサービス（RS）は、定期的に本方針の有効性を検証し、またOISTコミュニティからのフィードバックに基づき、必要に応じて方針の調整を行います。

フィードバックの仕組み:

• オープンコミュニケーション:利用者は、recreation-services@oist.jp宛に予約システムに関するフィードバックをいつでもお送り頂けます。