Library Committee Terms of Reference

Library Committee Terms of Reference:

図書館委員会への付託条項：

 

Approved by the Library Director on August 16, 2019

2019年8月16日図書館長承認。

 

Based on PRP6.4.5., the Library Director defines details of the Library Committee as follows.

PRP6.4.5に基づき、図書館長は図書館委員会の詳細を以下のとおり定めます。

 

The purpose of the Library Committee is to provide advice on library resources relevant to the research and teaching of the University. The committee advises the Library Director on adding or discontinuing books, journals, databases, and other materials or services, on managing the Library budget and on making policy decisions concerning use of library resources.

図書館委員会は、本学の研究及び教育に関連のある図書資料についての助言を行うことを目的としています。同委員会は本学の図書館長に対し、図書、定期刊行物、データベースその他の資料又はサービスの追加又は廃止、本図書館の予算の管理、図書館の資料に関する方針の決定について助言を行います。

 

Objectives:

目的：

a) To discuss and make recommendations on printed and electronic books for courses and research.

a）教育及び研究に必要な図書及び電子ブックに関して助言を行うこと。

b) To discuss and make recommendations on individual subscriptions and subscription packages for online and printed journals/abstracts/citation services.

b）オンライン及び印刷された定期刊行物／抜粋文／引用文に関する個々の定期購読・定期購読パッケージサービスに関して助言を行うこと。

c) To provide advice on planning and operating the library system and related services.

c）図書館システムとその関連するサービスに対する助言を行うこと。

d) To provide advice for planning the library budget and for ensuring effective use of budget to provide the best possible service to the OIST research community.

d)　学内研究コミュニティーに最適なサービスを提供するために予算とその効果的な使用について検討すること。

e) To monitor Interlibrary Loan and other sharing arrangements with libraries and other resources outside of OIST.

e）図書館相互貸借と他図書館または外部のリソースとの共有契約について監視すること。

f) To monitor use and performance of Library services and to recommend changes or improvements.

f）本図書館サービスの利用及び遂行について監視し、変更点又は改善点について提言を行うこと。

g) To discuss and make recommendations concerning policy for Library rules and management.

g)  図書館規則や管理方針について審議し、提言すること。

 

Committee Chair:
委員長：

a) Shall be a faculty member of the Library Committee and shall be appointed by the Library Director.
    図書館委員会構成委員の教員であり、図書館長による任命。

b) To be appointed/reappointed on a two-year basis.
    ２年に１度任命または更新される。

c) To plan and coordinate the Committee’s work for the term of their appointment.
    任期中の委員会活動について計画・調整を行う。

d) To work with the Librarian to develop a Committee meeting schedule and develop agendas.
    司書と共に会議日程の調整を行い、議事内容を作成する。

e) To conduct meetings.
    会議を取りまとめる。

 

Regular Membership: The term of membership is 3 years with replacement as necessary to fill vacancies.

Four or more representative members from faculty members, managers of the Graduate School, or managers from the Research Support Sections including a chair shall be appointed by the Library Director. The term of membership is 3 years, and it is renewable. Current membership can be extended until the vacancies are filled. Regular members have the right to vote.  

正委員：図書館長により４名以上の委員が教員、大学院のマネージャー又は研究支援セクションのマネージャーから（委員長を含む）任命されます。正委員の任期は３年間で更新できます。任期を超えた現役の委員は欠員の補充が行われるまで任期の延長ができます。正委員は委員長を含めて投票の権利があります。

 

Associate Membership: The Student and Research Communities shall select one member each. Each Committee should choose their representative by themselves, and report it to the Librarian. The term of membership is 2 years, and it is not renewable. However, if it is difficult to select a successor, a one-time renewal is permitted.​ Associate members do not have the right to vote. 

準委員：学生及び研究員のコミュニティーから各１名選出されます。各コミュニティーは代表者を独自に選出し、それについて司書に報告しなければなりません。任期は2年で更新はできません。ただし、後継者の選定が困難な場合は、1回限りの更新を認めます。準委員は投票の権利がありません。

 

Ex Officio Observers: The Library Director and the Librarian

職権上のオブザーバー： 図書館長と司書

 

Frequency of Meetings: At least twice a year and when needed.

会合の頻度：少なくとも年2回

 

Quorum: Three regular members including the Chair.

会議成立に必要な定足数：正委員3名（議長を含む）

 

Reporting: The Committee Chair, on behalf of the Committee, shall report on its activities to Faculty Assembly annually.

報告：議長は委員会を代表し、教授会へ活動報告を年1回行います。

 

Advisors: When necessary, the chair can invite other faculty members for discussions of particular issues.   

アドバイザー：特別な問題について審議する場合には、議長が他の教職員の出席を要請することができます。

 

Secretariat:  Provided by the Library.

事務局員：図書館から提供されます。