Library Committee Terms of Reference

Library Committee Terms of Reference

Approved by the Library Director on May 9, 2016

Based on PRP6.4.6, the Library Director defines details of the Library Committee as follows.

The purpose of the Library Committee is to provide advice on library resources relevant to the research and teaching of the University. The committee advises the Library Director on adding or discontinuing books, journals, databases, and other materials or services, on managing the Library budget and on making policy decisions concerning use of library resources.

Objectives:

a) To discuss and make recommendations on printed and electronic books for courses and research.

b) To discuss and make recommendations on individual subscriptions and subscription packages for online and printed journals/abstracts/citation services.

c) To provide advice on planning and operating the library system and related services.

d) To provide advice for planning the library budget and for ensuring effective use of budget to provide the best possible service to the OIST research community.

e) To monitor Interlibrary Loan and other sharing arrangements with libraries and other resources outside of OIST.

f) To monitor use and performance of Library services and to recommend changes or improvements.

g) To discuss and make recommendations concerning policy for Library rules and management

Regular Membership: Renewable appointments by the Dean of Faculty Affairs to include a chair and 6 or more other representative members from the OIST research community. The term of membership is 3 years with replacement as necessary to fill vacancies. 

Ex Officio Observers: The Library Director and the Librarian

Frequency of Meetings: At least twice a year and when needed.

Quorum: Four members, not including the Chair

Advisors: When necessary, the chair can invite other faculty members for discussions of particular issues.   

Secretariat:  Provided by the Library.

 

図書館委員会への付託条項

2016年5月9日教員担当学監承認。

PRP6.4.5に基づき、図書館長は図書館委員会の詳細を以下のとおり定めます。

図書館委員会は、本学の研究及び教育に関連のある図書資料についての助言を行うことを目的としています。同委員会は本学の図書館長に対し、図書、定期刊行物、データベースその他の資料又はサービスの追加又は廃止、本図書館の予算の管理、図書館の資料に関する方針の決定について助言を行います。

目的:

a)教育及び研究に必要な図書及び電子ブックに関して助言を行うこと。

b)オンライン及び印刷された定期刊行物/抜粋文/引用文に関する個々の定期購読・定期購読パッケージサービスに関して助言を行うこと。

c)図書館システムとその関連するサービスに対する助言を行うこと。

d) 学内研究コミュニティーに最適なサービスを提供するために予算とその効果的な使用について検討すること。

e)図書館相互貸借と他図書館または外部のリソースとの共有契約について監視すること。

f)本図書館サービスの利用及び遂行について監視し、変更点又は改善点について提言を行うこと。

g)  図書館規則や管理方針について審議し、提言すること。

委員: 教員担当学監による任命(更新可能)。議長1名の他本学研究コミュニティーの6名の委員で構成されます。委員の任期は3年間。必要に応じて欠員補充のために交替が行われます。

職権上のオブザーバー: 図書館長と司書

会合の頻度:少なくとも年2回

会議成立に必要な定足数:会員4名(議長を含めない)

アドバイザー:特別な問題について審議する場合には、議長が他の教職員の出席を要請することができます。

事務局員:図書館より提供されます。