公的研究費不正使用防止計画
学校法人沖縄科学技術大学院大学学園
公的研究費不正使用防止計画
平成２９年３月３１日
研究担当ディーン決定
学校法人沖縄科学技術大学院大学学園では、学校法人沖縄科学技術大学院大学学園基本方針・ルール・手続第４.13.1.2により、公的研究費の適正な運営及び管理を行うため、学校法人沖縄科学技術大学院大学学園公的研究費不正使用防止計画を以下のとおり定める。公的研究費とは、運営費補助金、科研費等の競争的資金、委託費等を財源として本学で扱うすべての公的な研究費である。
不正使用防止計画は、研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）（平成１９年２月１５日（平成２６年２月１８日改正）文部科学大臣決定）に基づき、不正発生の要因ごとに具体的な防止計画を策定する。
1. 責任体系の明確化
| 不正発生の要因 | 防止計画 | 所管部署 | |
|---|---|---|---|
| 不明瞭な責任体系 | 責任体系に関する情報が整理されたウェブページがないため、学内外への責任体系の周知・公表が不十分である。 | 周知・公表方法の改善を行うため、責任体系を整理したウェブページを設ける。 | 研究担当ディーンオフィス |
2. 適正な運営及び管理の基盤となる環境の整備
| 不正発生の要因 | 防止計画 | 所管部署 | |
|---|---|---|---|
| 使用ルール、規程等の理解不足 | 日本の公的研究費に関する知識が不足しており、使用ルールに関する理解が不十分である。 | 基本的な使用ルール等を学習させるためにJSPSのグリーンブックなどのe-learning教材の受講を義務付ける。また、受講状況を確認し、未受講者には受講を促すようにする。 | 研究担当ディーンオフィス |
| 公費使用の意識向上 | 公的研究費の原資の大部分が税金によってまかなわれていることに対しての意識が薄い。 | 公的研究費の使用経験がない又は少ない若手の研究者に対し、コンプライアンス教育を実施し、不正使用がもたらす影響等の理解を図る。 | コンプライアンスセクション |
3. 不正を発生させる要因の把握と不正使用防止計画の策定及び実施
| 不正発生の要因 | 防止計画 | 所管部署 | |
|---|---|---|---|
| 発生要因の把握 | 不正を発生させる要因の分析が不十分の場合、実効性のある不正防止計画とならない。 | 本学における不正発生の要因を自己点検チェックシートにある「一般に想定されるリスク」をもとに分析し、実効性のある不正防止計画を策定する。 | 研究担当ディーンオフィス 外部研究資金セクション 事業開発セクション 財務ディビジョン コンプライアンスセクション |
4. 公的研究費の適正な運営及び管理活動
| 不正発生の要因 | 防止計画 | 所管部署 | |
|---|---|---|---|
| 予算管理が不十分 | 予算執行状況が適切に把握されていないため、年度末に予算執行が集中する等の事態が発生する。 | 研究計画に基づき、定期的に予算執行状況の確認を行うとともに、必要に応じ改善を求める。特に執行率の低い教員等に対してはヒアリングを行い、研究費の繰越、返還等の手続きについて指導を行う。 | 研究担当ディーンオフィス 外部研究資金セクション 事業開発セクション |
| 財源特定が不十分 | 発注段階で財源の特定を行うことについて意識が希薄である。 | 執行状況を的確に把握するため、発注段階での財源特定を徹底するように説明会の開催や個別指導を行う。 | 研究担当ディーンオフィス 外部研究資金セクション 事業開発セクション |
| 公的研究費の目的外使用 | 研究に直接関係ないと思われる物品を購入する可能性がある。 | 研究費の適正な執行に関するガイドラインの周知を行う。 （PRP28.2.4「業務目的」の周知） 少額発注に関する内部監査を実施する。 |
研究担当ディーンオフィス コンプライアンスセクション |
| 換金性の高い物品の適切な管理 | 換金性の高い物品の管理が不十分である | 換金性の高い物品について、新たに作成した資産管理ルールの周知を行う。 資産実査（含む換金性の高い物品）を行う。 少額発注に関する内部監査を実施する（再掲）。 |
経理セクション コンプライアンスセクション |
| 検収の徹底 | 第三者検収の徹底、癒着防止対策（発注データ解析など） | 検収センターの機能を強化し、全品検収を行う。 不正防止モニタリングに関する内部監査を実施する。 |
調達セクション コンプライアンスセクション |
| 旅費執行の適正化 | 出張の事実確認等を行う手続きが不十分（海外への長期の打ち合わせなど） | 出張目的に関する証憑の確認を確実に行う。 旅費に関する内部監査を実施する。 |
財務ディビジョン コンプライアンスセクション |
5. 情報の伝達を確保する体制の確立
| 不正発生の要因 | 防止計画 | 所管部署 | |
|---|---|---|---|
| 使用ルール等の統一が不十分 | 使用ルール等の統一が図られていない場合や担当者ごとに違った案内をするために、誤ったルールにより経費が執行されるおそれがある。 | 科研費のような対象者が多い外部資金については定期的に 使用ルールの説明会を開催する。 その他の対象者が少ない外部資金については、使用ルールについて関係者への周知を行う。 入校者（教員、技術員、事務スタッフ）全員への研修を月次で実施する。その際、ルール順守の誓約書の提出を求める。 |
外部研究資金セクション 事業開発セクション コンプライアンスセクション |
6. モニタリングのあり方
| 不正発生の要因 | 防止計画 | 所管部署 | |
|---|---|---|---|
| 検証とモニタリング | 不正使用の防止を推進する体制の検証及び不正使用発生要因に着目したモニタリングが不十分な場合、不正発生のリスクが高まる。 | 研究費不正防止計画の実施状況について、取組体制や個別の実施内容を検証するとともに、各関係部署に対して指導・助言を行う。 | コンプライアンスセクション |
問い合わせ先
プロボストオフィス
research-budget@oist.jp