JSPS Summer Program

Flow chart of various procedures for the program
プログラムに係る諸手続の流れ図

Forms to be submitted and submission deadline
各種様式の締切及びダウンロード

https://www.jsps.go.jp/j-summer/saiyougo.html

Kessai template
決裁テンプレート

1. Subject/ 件名

Request for acceptance of a JSPS Summer Program Fellows (FY★★★★) as Research Interns(SP★★★★)
令和★年度JSPSサマープログラム外国人研修者の受入れについて (SP★★★★)

2. Description/ 内容

This is to request an approval of acceptance of one “FY★★★★ JSPS Postdoctoral fellowship for Research in Japan (Summer Program)” as Research Interns,and to follow the necessary procedures.
令和★年度 日本学術振興会 外国人特別研究員サマープログラム外国人研究者1名をリサーチインターンとして受け入れてよろしいか伺います。またその受け入れに係る手続きを進めてよろしいか伺います。

 

LAST Name: ★★★ (e.g. OKINAWA)
First Name: ★★★(e.g. Okinawa)
Nationality: ★★★
Gender: Male/ Female
University/Graduated University: ★★★
Expected graduation date/Graduated date: Month, Day, Year (e.g. September, 01, 2020)
Current or Last Degree: Ph.D.student
Host Unit at OIST: ★★★Unit (Prof. ★★★)
JSPS Fellowship Tenure: Month, Day, Year- Month, Day, Year (e.g. September, 01, 2020)
(Excluding quarantine period and PCR Test)
OIST student category: Research Intern
Academic history at OIST: Yes (RI/VRS/SRS and the Term) or No

 

All costs will be covered by JSPS. Additional costs for and during quarantine (accommodation, transportation and daily allowance) will be covered by the Unit.

 

Security Export Control:Please choose only one option, either 1) or 2)

1)Flowchart #4 checked
or
2)Discussed with SEC officer to receive approval for acceptance.

 

Student Insurance Arrangement:Please choose only one option, either 1) or 2)

1)Confirmed student is bringing their own insurance and submitted the webform
or
2)Asked GS to take out insurance by submitting the webform


Attachment:
1. Request Letter and List from JSPS 2022 Summer
2. Leaflet JSPS 2022 Summer
3. [DRAFT]受入承諾書 Official reply to JSPS
4. [DRAFT]Research Internship Agreement (JSPS RI)

※ Please change or delete the red text as needed. 赤字部分は適宜 変更・削除をお願いいたします。

3. Approval stage/ 承認状況

Search the Professor of the Unit and select.
ユニットの先生を検索し、設定ください。

4. Consultation/ 合議状況

Set the consultants up to line #4.
下記枠内の通り ライン#4 まで設定ください。

Line #1 1. Skoglund, Ulf
Line #2 1. Zhang, Jieqing
2. Do, Huong
3. Narita, Mira
4. Iha, Yoko
Line #3 1. Tamae, Chika
2. Arakaki, Issei
3. Sakugawa, Momoko
4. Matsui, Toshinori
Line #4 1. Morinaga, Midori

5. Attachments/ 別添資料

Upload all the documents listed as Attachments in the description.
本文のAttachment記載に合わせて、添付資料をすべてアップロードしてください。

1. Request Letter and List from JSPS 2022 Summer 
→A set of documents sent by JSPS 学振より送付された書類一式

2. Leaflet JSPS 2022 Summer
→Leaflet sent by JSPS 学振より送付されたリーフレット

3. [DRAFT]受入承諾書 Official reply to JSPS
→Information on the host organization and administrative staff are embeded, so please download the Official reply form from here and fill in the Kessai registration number in the <document number> field.
 受入機関情報や、事務担当情報を記載しておりますので、こちらから受入承諾書をダウンロードし、《文書番号》(決裁登録番号)等の赤字部分を記入してご使用ください。

4. [DRAFT]Research Internship Agreement (JSPS RI)
→Please download and use the Agreement from this link.
 こちらからJSPS RI用のAgreementをダウンロードしてご使用ください。

6. Contains Personal Information/ 個人情報の設定

Please check the box. チェックを入れてください。

7. The corporate document file which this document should be bound/
    この文書がバインディングされる法人文書ファイル

Select the Unit's Corporate file. If your file is not included in the options, please send a request to the Rules and Procedures Section so that a new file can be created.
ユニットの法人ファイルを選択ください。選択肢がない場合、法令セクションへ新規ファイル作成の依頼をお願いいたします。

8. Information for registering these documents as a corporate document/
    これらの文書を法人文書として登録するための情報

Select "more than 3 years" as the retention term. (If the unit has a designated term, it is not a problem to adjust the term as long as it is more than 3 years.)
「保存期間」は3年以上で設定ください。(ユニットで統一した期間がある場合、3年以上であれば期間を合わせていただいても問題ありません)

9. Request to affix official seals/ 公印押なつ依頼

Please set as stated below.下記の通り設定ください。

Request/ 依頼#1

 Type of Official Seals: E-signature of Dean of the Graduate School / 研究科長電子署名
 Document Name: Research Internship Agreement

 Number of Documents: 正1
 


Request/ 依頼#2

 Type of Official Seals: President, Sq / 学長角印
 Document Name: 受入承諾書 Official reply to JSPS

 Number of Documents: 正1
 

10. Start a workflow/ ワークフロー開始

If there are no errors after reviewing the content, please click “Start a workflow” to start the Kessai.
再度、記載・設定の内容をご確認いただき、間違いがなければ [電子決裁開始] を押下し、決裁を開始してください。

Once it has been approved by the Professor in the Approval stage, an Approval request will be sent to the councilors via email.
[承認状況]で設定した方(通常ユニットの先生)の承認が終わり次第、[合議状況]で設定したそれぞれのラインの最初の合議者へ承認依頼のメールが飛んでいきます。

11. Receive official signature and stamp after Kessai completed/ 決裁完了後に公印を受け取る

Send the completed Kessai to the Registrar Team. We will send the agreement to the student via DocuSign and the signed and affixed agreement would be attached/uploaded to the appropriate Kessai as soon as the procdures are completed.
レジストラチーム に完了決裁をお送りください。DocuSign経由で学生へAgreementを送付し、研究科長サインの入ったAgreementを該当の決裁に追加で添付し保存します。

In addition, regarding the Official reply form, please have President stamp from Nakama-san Rules and Compliance Section (Please bring the completed form with the printed Kessai). After you receive the affixed Official reply form, please send it to the Registrar Team in PDF format. We will submit it to JSPS.
また、受入承諾書については、法令・コンプライアンスセクションの仲間さんまで学長角印を頂いてください(記入済み受入承諾書と一緒に、印刷した完了決裁もお持ちください)。公印が押なつされた受入承諾書を受け取った後、レジストラチームまでPDF形式でお送りください。JSPSへ提出いたします。

Registrar team Email: gs-registrar@oist.jp